Ordnung hat keine große Auswirkung auf deine Performance? Irrtum: Rund 27 Prozent der täglichen Arbeitszeit werden alleine durch schlecht abgestimmte Prozesse und die fehlende Organisation des Arbeitsplatzes verschwendet – so das Ergebnis einer Studie des Fraunhofer-Instituts.
Eine Möglichkeit, dein Arbeitsumfeld ordentlicher zu gestalten und dadurch produktiver zu werden, ist die 5S-Methode. Sie wurde Mitte des 20. Jahrhunderts in Japan als innovatives Produktionssystem beim Automobilhersteller Toyota entwickelt. Nach dem Zweiten Weltkrieg war das japanische Unternehmen gezwungen, unter schlechten Bedingungen und mit begrenzten Ressourcen zu arbeiten. Durch die 5S-Methode konnte damals der gesamte Produktionsprozess optimiert werden.
Auch am Schreibtisch lässt sich diese Philosophie umsetzen. Einmal eingeführt, wird dir die 5S-Methode den Arbeitsalltag erheblich erleichtern. Das sind die Schritte der 5S-Methode:
Sortieren
Sortiere alle Materialien an deinem Arbeitsplatz in drei Bereiche ein: wichtig (werden ständig benötigt), zum Teil wichtig (werden ab und an gebraucht) und unwichtig (werden nie gebraucht). Entferne alles, was du nicht zur Arbeit benötigst, von deinem Schreibtisch. Überflüssiges sorgt nur für Chaos und einen Unübersichtlichkeit am Arbeitsplatz.
Systematisieren
Lege eine sinnvolle Ordnung fest: Beschriften z. B. Schubladen oder Fächer, sodass du nicht mehr benötigte Gegenstände immer an einem festen Platz abstellst und beim nächsten Mal leicht wiederfindest. Je häufiger du ein Objekt benutzt, desto besser sollte es für dich sichtbar und erreichbar sein.
Säubern
Räume deinen Arbeitsplatz regelmäßig auf – nicht nur ein Mal im Monat, sondern am besten täglich. Räume weg, was nicht gebraucht wird. Wenn du jeden Tag ein bisschen Zeit investierst, lässt sich Unordnung nachhaltig vermeiden und das Aufräumen geht unter dem Strich schneller.
Standardisieren
Hast du die ersten drei Schritte bewältigt, sollte dieser Zustand zum Standard an deinem Arbeitsplatz werden. Der Vorteil: Auch Kollegen in Urlaubsvertretung oder Neueinsteiger finden sich sofort an deinem Arbeitsplatz zurecht.
Selbstdisziplin
Integriere die Schritte 1 – 4 fest in deinen Tagesablauf und mache sie zur Gewohnheit. Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase werden Sortieren, Einordnen und Aufräumen so zu Automatismen. Nur ohne diese Selbstdisziplin herrscht am Arbeitsplatz schon bald wieder das Chaos.
