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Mit dem Pareto-Prinzip begrenzte Ressourcen managen

Kleiner Einsatz – große Wirkung: Das Pareto-Prinzip, auch 80-20-Regel genannt, ist eine Methode, um seine Zeit und andere Ressourcen effizienter zu nutzen und so die Produktivität zu steigern. Egal, wie sehr man sich anstrengt – häufig sind es nicht 100 Prozent des Einsatzes, die über 100 Prozent des Erfolgs entscheiden. In der Regel sogar deutlich weniger. Gemäß Pareto-Prinzip nämlich nur 20 Prozent. 

Erfinder und Namensgeber dieser Theorie ist Vilfredo Pareto, ein italienischer Ingenieur, Soziologe und Ökonom, der zu Beginn des 20. Jahrhunderts eine interessante Entdeckung machte: Er stellte fest, dass etwa 20 Prozent der italienischen Staatsbürger rund 80 Prozent des Volksvermögens besitzen. Seine Schlussfolgerung: Mit einem Fünftel ihrer Arbeitszeit könnten die italienischen Banken 80 Prozent des Kapitals verwalteten.

Aus dieser Erkenntnis leitete er das nach ihm benannte Pareto-Prinzip, auch als 80-20-Regel bekannt, ab. Es besagt, dass mit nur 20 Prozent der Arbeit 80 Prozent der Resultate erzielt werden können. Das heißt im Umkehrschluss: Die verbleibenden 20 Prozent der Ergebnisse benötigen mit 80 Prozent die meiste Arbeit.

Heute ist das Pareto-Prinzip eine beliebte Zeitmanagement-Methode, die dabei helfen kann, Prioritäten klüger zu setzen. Seine größte Wirkung entfaltet Pareto, wenn viel zu tun und die Zeit knapp ist.

Mit diesen Tipps integrierst du die 80-20-Regel in deinen Arbeitsalltag:

1. Identifiziere die Aufgaben, die wirklich relevant sind

Ein wichtiger Punkt ist die Priorisierung: Welche Aufgaben bringen dich wirklich näher ans Ziel? Dafür musst du dir zunächst einmal vollständig im Klaren sein, was dein wichtigstes überhaupt Ziel ist. Ist es einmal bewusst formuliert, erkennst du beim Blick auf alle Teilaufgaben häufig sehr schnell, welche zum Ergebnis beitragen und welche eher Zeitfresser sind. 

2. Fokussiere dich

Wer alles auf einmal erledigen möchte, schafft gar nichts. Das Pareto-Prinzip zeigt, dass das Motto “Viel hilft viel” eben nicht stimmt. Neben der Priorisierung ist auch das Timing ein essenzieller Faktor: Finde heraus, zu welchen Zeiten du besonders konzentriert bist und nutze diese Zeit, um dich den wichtigsten Aufgaben möglichst ungestört und mit voller Kraft zu widmen.

3. Akzeptiere, dass Ressourcen begrenzt sind

Mit Perfektionismus und einem zu hohen Anspruch stehen wir uns häufig selbst im Weg. Den häufig stehen uns nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung. Anstatt zu versuchen, das Unmögliche möglich zu machen und auf die 100 Prozent zu zielen, sollten wir uns besser fragen, was das bestmögliche Ziel ist, das wir mit den gegebenen Ressourcen erreichen können.

 

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