1927 fand die russische Psychologin Bluma Zeigarnik heraus, dass wir uns an unerledigte Dinge besser erinnern als an erledigte. Die wissenschaftliche Erklärung: (Noch) nicht erfüllte Wünsche erzeugen Restspannungen im Gedächtnis.
Der so genannte Zeigarnik-Effekt wird z.B. als Gestaltungsmittel in Filmserien eingesetzt, wenn eine Folge an der spannendsten Stelle endet (sog. Cliffhanger).
Im Arbeitskontext könnte man sagen, dass dieser Effekt nützlich ist, da er hilft, sich an typische „Ich darf heute nicht vergessen...“-Aufgaben zu erinnern. Beispiel: Man wacht morgens auf, denkt über den bevorstehenden Tag nach und geht die To-Dos durch: “Ich darf heute nicht vergessen,
- einen Werkstatttermin auszumachen,
- die Präsentation vorzubereiten und
- den wichtigen Kunden zurückzurufen.”
Negativ daran: Dies stört deine Konzentration. Denn man kann auch fragen: Wer möchte schon dauernd an den Rückruf, die Präsentation und die Werkstatt denken – wenn die Erledigung der einzelnen Aufgaben mit einer kleinen Notiz ebenso sichergestellt wäre? Tatsächlich hat die Angewohnheit, solche Dinge im Kopf zu behalten, gravierende Nachteile – der Zeigarnik-Effekt wirkt sich negativ auf die Produktivität aus:
- Unerledigte und aufgeschobene Aufgaben rauben dir wertvolle Energie, weil du ständig daran denken musst, sie nicht zu vergessen.
- Die mentalen Ablenkungen stören deine Konzentration. Du brauchst länger, um Aufgaben zu erledigen, und es schleichen sich leichter Fehler ein.
- Diese Zerstreutheit erzeugt wiederum negativen Stress, der zusätzlich Konzentration und Kreativität abbaut.
- Diese Ablenkungen erzeugen wiederum negativen Stress, der die Konzentration und Kreativität weiter mindert.
Hinzu kommt natürlich, dass der Zeigarnik-Effekt als Gedächtnisstütze keinesfalls zuverlässig ist. Denn: Kann man sicher sein, dass die Erinnerung immer zur richtigen Zeit und am richtigen Ort kommt? Muss es beispielsweise um fünf Uhr morgens im Bett sein? Oder muss die Erinnerung an einen Telefontermin unbedingt dann kommen, wenn du eigentlich konzentriert an einem Projekt arbeiten möchtest?
Ständiges unsortiertes Nachdenken, Planen und gedankliches Verfolgen von allem, was du erledigen musst, stiehlt dir Zeit und Energie. Wenn du mit einfachen Erinnerungssystemen arbeitest, kannst du deine Konzentration optimal nutzen und so deine Produktivität steigern.
Die Vorteile einer To-do-Liste
Eine To-do-Liste bietet eine einfache, aber äußerst effektive Möglichkeit, den negativen Auswirkungen des Zeigarnik-Effekts entgegenzuwirken. Indem du deine Aufgaben schriftlich festhältst, entlastest du dein Gedächtnis und kannst deine mentale Energie auf die tatsächliche Erledigung der Aufgaben konzentrieren.
Zum einen hilft eine To-do-Liste dabei, Klarheit zu schaffen. Du weißt genau, was erledigt werden muss und in welcher Reihenfolge, was das Priorisieren erleichtert. Zum anderen verhindert sie das ständige Grübeln und die Sorge, etwas Wichtiges zu vergessen. Mit einer gut strukturierten Liste kannst du dich beruhigt auf deine Aufgaben konzentrieren, da du sicher bist, nichts zu übersehen.
Ein weiterer Vorteil ist, dass das Abhaken erledigter Aufgaben ein Gefühl der Erfüllung und des Fortschritts vermittelt. Dieses positive Feedback kann motivierend wirken und deine Produktivität zusätzlich steigern.
Außerdem ermöglicht eine To-do-Liste eine bessere Zeitplanung. Du kannst realistisch einschätzen, wie viel Zeit du für jede Aufgabe benötigst und deine Arbeit entsprechend planen. Das trägt dazu bei, Stress zu reduzieren und eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen.
Insgesamt bietet eine To-do-Liste eine strukturierte Herangehensweise an die tägliche Arbeit und kann somit helfen, die negativen Effekte unerledigter Aufgaben zu minimieren, die Konzentration zu verbessern und die allgemeine Effizienz zu steigern.
