Was tust du, wenn am Ende eines Arbeitstages immer noch jede Menge dringende Aufgaben zu erledigen sind? Die meisten Menschen legen in dieser Situation Überstunden ein und investieren ihre wertvolle Freizeit. Wie wäre es, wenn du stattdessen durch ein gutes Zeitmanagement so produktiv bist, dass du alle Aufgaben rechtzeitig erledigst und so jeden Tag entspannt in den wohlverdienten Feierabend gehen kannst?
Wer sein Zeitmanagement verbessern möchte, braucht zunächst etwas Durchhaltevermögen. Denn du solltest verschiedene Methoden testen und jeweils konsequent über mehrere Wochen anwenden, um herauszufinden, welche am besten zu dir passt. Häufig ergibt sich der größte Effekt auch aus der Kombination mehrerer Methoden.
Wer Zeitmanagement beherrscht, profitiert in vielerlei Hinsicht:
- Höhere Produktivität
- Weniger Stress
- Mehr Zeit für sich selbst, Familie und Freunde
- Bessere Work-Life-Balance
Im Folgenden findest du eine Übersicht über vier bekannte und bewährte Zeitmanagement-Methoden, aus der du deinen eigenen Zeitmanagement-Mix entwickeln kannst.
Das Eisenhower-Prinzip
Die Eisenhower-Methode geht auf den US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück, der in einer bekannten Rede sagte: “Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.”
Von diesen Worten inspiriert, entwickelte Stephen Covey das Eisenhower-Prinzip: eine Zeitmanagement-Methode, die dir ermöglicht, die anstehenden Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu priorisieren. Zur Priorisierung der Aufgaben wird die sogenannte Eisenhower-Matrix genutzt. Hierzu musst du alle Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortieren:
- A-Aufgaben, sind sowohl wichtig als auch dringend. Du solltest sie schnellstmöglich erledigen.
- B-Aufgaben, sind dringend, aber unwichtig. Delegiere sie – wenn möglich – weiter.
- C-Aufgaben, sind wichtig, aber nicht dringend. Erstelle dir eine Erinnerung, um sie rechtzeitig zu erledigen.
- D-Aufgaben, sind weder wichtig noch dringend. Du solltest sie von deiner To-do-Liste streichen. Sie sind nichts als Zeitfresser.
Eat that frog
Stell dir vor, du wärst gezwungen, einen Frosch zu essen. Du würdest es wohl so schnell wie möglich hinter dich bringen wollen. Genau diesen Ansatz verfolgt das „Eat that frog“-Prinzip, wenn es darum geht, deinen Arbeitstag zu gestalten. Diese Zeitmanagement-Methode ist an ein bekanntes Zitat von Mark Twain angelehnt: “Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.” Zu Deutsch: Wenn du morgens als Erstes einen lebenden Frosch isst, kann dir den Rest des Tages nichts Schlimmeres passieren.
„Eat that Frog“ ist eine Aufforderung an dich, die schwierigste und wichtigste Aufgabe des Tages als allererstes zu erledigen – bevor du dich mit irgendwelchen anderen Dingen beschäftigst. Die Vorteile dieser Methode:
- Du hast die schwierigste Aufgabe bereits gemeistert.
- Du bist stolz auf dich, weil du dich überwunden hast.
- Du hast den Kopf frei für andere Aufgaben.
- Du hast das gute Gefühl, an etwas Wichtigem gearbeitet zu haben, statt belanglosen Kleinkram zu erledigen.
- Es gibt dir Schwung und stellt die Weichen für den restlichen Tag.
Die 10-10-10 Methode
Die 10-10-10 Methode hilft dir dabei, schnellere und bessere Entscheidungen zu treffen. Bei der 10-10-10 Methode geht es deshalb darum, dich jedes Mal vor einer Entscheidung zu fragen: Was sind die Konsequenzen in…
- 10 Minuten?
- 10 Monaten?
- 10 Jahren?
Dieser Vergleich hilft deinem Gehirn dabei, genügend Abstand und eine bessere Perspektive zu bekommen. Mit dieser „objektiven“ Betrachtung wird es dir leichter fallen, unwichtige Aufgaben zu erkennen und auszusortieren.
Pomodoro Technik
Bei dieser Zeitmanagement-Methode wird die geplante oder verfügbare Zeit in lange und kurze Abschnitte aufgeteilt. Diese bestehen in der Regel aus einer Wiederholung von 25 Minuten konzentriert arbeiten und 5 Minuten Pause. Eine ausführliche Anleitung findest du im Blogbeitrag “Produktiver mit der Pomodoro-Technik”
