Um Aufgaben erfolgreich und effektiv erledigen zu können, musst du Prioritäten setzen. Ansonsten kann es schnell passieren, dass du dich verzettelst und in Kleinigkeiten verlierst. Das Kieselprinzip hilft dir dabei, deine To-dos effektiv zu priorisieren. So erledigst du die „großen Brocken“ und gewinnst gleichzeitig mehr Freiraum: Stelle dir einen 10-Liter-Wassereimer vor, randvoll gefüllt mit Kieselsteinen. Auf die Frage „Was noch in diesen Eimer hinein passt“ lautet deine Antwort wahrscheinlich: „Noch etwas Sand und vielleicht auch noch etwas Wasser, um die Zwischenräume auszufüllen.“
Auf deine Aufgabenplanung übertragen, bedeutet das: Stelle dir den Eimer als deine Zeitressource vor. Der Raum ist endlich. Die kleinen, aber dringenden Aufgaben sind der Sand und das Wasser. Sie füllen den Eimer unbarmherzig, sobald man ihnen die Möglichkeit dazu gibt. Deine wirklich wichtigen Aufgaben hingegen sind die großen Kieselsteine. Ist der Eimer bereits mit Sand uns Wasser gefüllt, passen sie nicht mehr hinein. Damit sie Platz finden, musst du sie zuerst hineinlegen.
Eine wirklich sinnvolle und konsequente Verteilung der wichtigen Aufgaben (großen Steine) erreichst du mit einer Wochenplanung: Definiere „deine großen Kieselsteine“ und reserviere in deiner Wochenplanung von Terminen und Aufgaben immer ein konkretes Zeitfenster (also: von ... bis ... Uhr) und nicht nur ein Stichwort oder eine Anfangszeit. So entscheidest du über Termine – und nicht die Termine über dich.
Natürlich musst du dir weiterhin einen Überblick über tagesaktuelle Aufgaben verschaffen. Wichtig ist jedoch, dass die Tages- der Wochenplanung untergeordnet wird. Denn nur so kannst du deinen Blick über das hinaus richten, was unmittelbar vor dir liegt – über das, was nahe und dringend ist.
Eine weitere Maßnahme, um wirklich in Ruhe an deinen Hauptaufgaben arbeiten zu können, ist die konsequente Abarbeitung kleinerer Aufgaben nach dem Direkt-Prinzip – also unabhängig von ihrer Dringlichkeit. Das Direkt-Prinzip lautet: Alle Aufgaben, die du innerhalb von vier Minuten erledigen kannst, bearbeitest du sofort.
Der große Vorteil dieses Vorgehens ist psychologischer Natur: Du hältst dir den Rücken frei für die wirklich wichtigen Aufgaben. Wenn du diese im Rahmen der geplanten Zeitfenster angehst, hast du nicht das Gefühl, dass noch zahllose andere unerledigte Aufgaben auf dich warten. Außerdem ersparst du dir so das Anlegen langer To-do-Listen und arbeitest deutlich effektiver, weil du Aufgaben nur einmal zur Hand nimmst.
