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Zeitmanagement I: Dos und Don’ts für mehr Effizienz

Kennst du das auch: Du hast eine lange To-do-Liste für den Tag erstellt und am Ende des Tages doch wieder nur einen Bruchteil geschafft, weil die Zeit gefehlt hat? Immer wieder kam etwas dazwischen oder du hast dich vielleicht sogar von etwas Unwichtigem ablenken lassen. Um dich auf das Wesentliche zu fokussieren und produktiv zu arbeiten, ist das richtige Zeitmanagement von großer Bedeutung.

Auch wenn der Begriff Zeitmanagement weithin gebräuchlich ist: Ganz korrekt ist er nicht. Denn die Ressource Zeit lässt sich nicht managen. Sie ist eine „Konstante“. Uns allen stehen nun mal nur 24 Stunden täglich zur Verfügung.Möglich ist allerdings, sich selbst zu managen. Sich also so zu organisieren, um in der begrenzt zur Verfügung stehenden Zeit die Vorhaben und Aufgaben zu erledigen. Deshalb wären die Begriffe Selbstmanagement oder Selbstorganisation eigentlich weitaus treffender.

Ein gutes Zeitmanagement kann dir dabei helfen, …

  • Aufgaben zu organisieren und nach Prioritäten zu ordnen.
  • produktiver zu werden und dabei gleichzeitig Stress zu reduzieren. 
  • schlechte Gewohnheiten wie Prokrastination abzulegen.
  • klarere Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben zu ziehen.

 

Dos: Tipps, die dir helfen, deine Zeit besser zu nutzen:

 

Beseitige Ablenkungen

Du bist mitten in einer Hochkonzentrationsphase und plötzlich leuchtet das Display deines Smartphones auf – mit hoher Wahrscheinlichkeit wirst du schauen, wer geschrieben hat und bist nicht nur für den Moment, sondern dauerhaft abgelenkt. Finde heraus, was deine Störer sind. Es gibt auch andere Faktoren wie berufliche oder private Probleme sein, die uns schwer im Magen liegen und dazu führen, dass wir unkonzentriert sind und unsere Gedanken abschweifen. 

Strukturiere und plane deinen Arbeitstag

Zerteile große Projekte in mehrere kleine Teilaufgaben. Das verkleinert die mentale Hürde, tatsächlich mit der Arbeit zu beginnen und hilft dir dabei, den Überblick zu behalten. Priorisiere deine Aufgaben am besten jeden Morgen aufs neue und plane deinen Tag vor – z. B. mit der 90-90-1 Regel oder der Pomodoro-Technik.

Mache regelmäßig Pausen 

Bei aller Planung und Produktivität ist es auch wichtig, sich wohlverdiente Pausen zu gönnen, um abzuschalten und neue Energie zu tanken. Ob ein Spaziergang an der frischen Luft, eine Kaffeepause mit Kollegen – unterbrich deine konzentrierte Arbeit regelmäßig und hole dir einen Motivations-Push, um nach der kurzen Auszeit weiter an deinen Zielen zu arbeiten. 

Stoppe Multitasking

Multitasking macht weder produktiv noch funktioniert es. Wer versucht, zehn Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, macht keine davon richtig und braucht letztlich länger. Auch die Fehlerquote steigt dabei nachweislich. Pures Gift für jede Produktivität. Das Gegengift: Singletasking – erledige eine Aufgabe nach der anderen.

 

Dont’s: Vermeide diese Dinge, um effizienter zu arbeiten 

 

Zeit verschwenden

Oft fehlt uns die Motivation, mit Elan an eine Aufgabe heranzugehen. Anstatt sich etwas Anderem zuzuwenden und seine Zeit sinnvoll zu nutzen, verschwenden wir unsere Zeit an eine Aufgabe, in die wir im Endeffekt doppelt so viel Arbeit stecken müssen. Dadurch sind wir an einem guten Zeitmanagement gehindert.

Ohne Motivation an die Arbeit herangehen

Nicht selten gehen wir unmotiviert und lustlos an Aufgaben heran und brauchen dadurch im Endeffekt viel länger für die Bearbeitung, als eigentlich nötig. Dabei hilft ein gutes Zeitmanagement ungemein!

Den Überblick verlieren

Termine hier, ein paar Telefonate da und die Mails müssen auch noch beantwortet werden! Ohne festen Zeitplan hat man im Handumdrehen keinen Überblick über seinen Terminkalender mehr.

An unpassenden Routinen festhalten

Gewohnheiten helfen bei der Bewältigung von erhöhtem Stress. Doch auf Dauer können diese ungesunden Routinen dazu beitragen, dass wir effizientere Wege, unseren Alltag zu gestalten, ungerechtfertigterweise vernachlässigen.

 

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